Adjoint(e) à la direction

ID de la demande : 539 
Statut : Régulier
Horaire de travail : 35,00 hrs/sem 
Quart de travail : Jour 
Nombre d'emplois disponibles : 1 
Salaire : 52 460 $ à  56 613$

Appelation interne du poste : secrétaire

Vous êtes une personne proactive, capable de gérer un agenda complexe et d’anticiper les besoins de votre supérieur ?

Vous n’hésitez pas à solliciter les bonnes personnes pour obtenir ce qu’il faut, résoudre des problèmes et faire avancer les projets ?

Rejoignez une équipe où votre capacité à prendre des initiatives sera un atout majeur !

Voici ce que nous offrons :
4 semaines de vacances et 3 jours de congé personnel
Une banque de crédits-maladie
Un programme d’escompte sur l’achat de nos produits
Tous les vendredis après-midi de congé
Un régime de retraite à prestations déterminées
Accès à un régime d'assurance collective ainsi qu'à un service de télémédecine qui permet d'obtenir des conseils de professionnels de la santé
Accès gratuit au gym de l’entreprise, à la cafétéria et au stationnement
Accès à des formations virtuelles sur les vins et les spiritueux
Un employeur où la responsabilité sociétale est une priorité
Et plusieurs autres avantages !

Raison d'être du poste

Vous agissez à titre de collaborateur (trice) auprès de la Directrice mise en marché et gestion de l’offre et apportez un soutien et suivis administratifs et financiers à ses équipes et assurez le bon fonctionnement des activités administratives qui lui sont confiées.

Principales tâches 

• Met à jour et priorise l’agenda du gestionnaire, prend les rendez-vous et en assure le suivi;
• Reçoit et filtre les appels téléphoniques. Donne les renseignements pertinents jugés à propos. Achemine les appels ou prend les messages s’il y a lieu. Prend connaissance du courrier reçu. Soulève les urgences et priorise le courrier électronique du gestionnaire et prend action, le cas échéant;
• Coordonne et planifie les rencontres avec les fournisseurs et les agents;
• Accueille les visiteurs, réserve les salles de rencontre et assure le bon déroulement des rencontres avec les vidéo-conférences;
• Organise et participe à la préparation des ordres du jour et des présentations de groupe et contribue à l’organisation d’événements spéciaux internes et externes;
• Organise les voyages d’affaires de concert avec l’agence de voyages ou de façon autonome.   S’assure du bon fonctionnement des diverses activités, inscriptions, fluidité dans le transport et changements d’hôtels;
• Coordonne la mise en application du plan de gouvernance de la GDO avec les divisions impliquées et les partenaires d’affaires externes.
• Prépare et coordonne la ligne du temps annuelle de la GDO afin d’assurer la coordination et fluidité de chacune des activités.  S’assurer du respect des échéanciers et le bon déroulement tout au long de l’année;
• Fournit un soutien administratif aux gestionnaires en effectuant divers travaux et, en leur absence, assure la continuité des opérations dans les limites de ses responsabilités;
• Rédige des lettres, notes, mémos, tableaux et présentations à partir de notes et de renseignements transmis par les gestionnaires et sa directrice et les met en forme à l’aide des logiciels appropriés en respectant les normes de la langue française;
• Collabore à la préparation des réunions avec les équipes sur différents projets. Participe à certaines rencontres prend les notes, rédige le compte rendu et assure le suivi des actions qui en découlent;
• Analyse et effectue, de façon périodique, les suivis budgétaires, la facturation, les comptes de dépenses et complète les rapports requis;
• Procède au classement des documents tant papier qu’électronique.

Formation et expérience

• Détenir un DEP en secrétariat ou l’équivalent;
• Avoir un minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire.

Compétences techniques

• Posséder une excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Bonne connaissance de la langue anglaise écrite et parlée;
• Maîtriser les logiciels de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint).

Compétences non techniques

• Sens aigu des communications et des relations agents et fournisseurs;
• Sens très pointue de l’organisation, de la planification et souci du détail;
• Autonomie et initiative;
• Courtoisie et discrétion;
• Aptitude au travail d’équipe;
• Capacité de travailler sous pression et de s’adapter aux changements.

À la SAQ, l’inclusion est l’une de nos 4 valeurs organisationnelles. En reconnaissant la valeur de chaque personne, nous façonnons une culture d’entreprise accueillante et respectueuse qui valorise une diversité qui nous permet de voir toujours plus grand. 
Soucieuse de pouvoir compter sur une main d’œuvre diversifiée et représentative de la société québécoise d’aujourd’hui, la SAQ souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi qui invite les femmes, les personnes autochtones, les personnes handicapées, les personnes appartenant aux groupes des minorités visibles et ethniques à poser leurs candidatures. De plus, nous croyons que chaque personne peut contribuer à renforcer notre culture inclusive et nous tenons à mentionner que la SAQ adopte une définition large et inclusive de la diversité qui va au-delà des lois applicables et qui inclut toutes les personnes quelles que soient leurs identités, leurs parcours ou leurs expériences.  
Afin d’offrir une expérience de candidature bienveillante et inclusive, nous vous invitons à nous mentionner dès la première prise de contact si un besoin d’accommodement est nécessaire lors du processus de recrutement.