Adjoint(e) administrative à la haute direction

ID de la demande : 1374 
Service : 12050 - VP Exploitation des réseaux de ventes
Statut : Régulier
Horaire de travail : 35,00 hrs/sem
Quart de travail : Jour
Nombre d'emplois disponibles : 1 
Date de fin d'affichage : 06 novembre 2026

Lieu de travail : Mode hybride. Ce poste requiert des présences, au siège social situé au 7500 Tellier à Montréal. 

Voici ce que nous offrons :
4 semaines de vacances et 5 jours de congé personnel
Un programme d’escompte sur l’achat de nos produits
Un régime de retraite à prestations déterminées
Accès à un régime d'assurance collective ainsi qu'à un service de télémédecine qui permet d'obtenir des conseils de professionnels de la santé
Accès gratuit au gym de l’entreprise, à la cafétéria et au stationnement
Accès à des formations virtuelles sur les vins et les spiritueux
Un employeur où la responsabilité sociétale est une priorité
Et plusieurs autres avantages !

Raison d’être du poste

Sous la responsabilité de la vice-présidente division exploitation des réseaux de vente, vous agissez à titre de collaborateur de premier plan auprès de votre vice-président et de son comité de gestion. À ce titre, vous assurez un soutien administratif de haut niveau en coordonnant les activités, les communications, les dossiers et la gouvernance de la vice-présidence. Vous agissez comme point de contact privilégié auprès des intervenants internes et externes, veillez à la fluidité des opérations, assurez le suivi des priorités et contribuez à l'efficacité organisationnelle. Grâce à votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre discrétion, vous facilitez la prise de décision et soutenez l'atteinte des objectifs de la vice-présidence.

Principales tâches

Gérer l’agenda et les déplacements du vice-président de manière proactive, en priorisant les demandes de rendez-vous, les rencontres et les suivis;

Agir en tant que point de contact / intermédiaire pour tous les intervenants internes et externes. Recevoir, filtrer et répondre aux différentes communications. Déterminer la nature de la demande, prioriser et la traiter de façon appropriée en acheminant aux membres de l’équipe selon la pertinence, ou en prenant les messages;

Faire les recherches pour répondre aux demandes d’informations ou diriger le client vers la bonne source, en sollicitant le vice-président lorsque nécessaire;

Organiser et participer lorsque requis aux différentes réunions ou comités (incluant les CA, CD, comité de soutien et autres), en assurant la coordination de celles-ci et en tentant d’optimiser pour gagner en efficience et en efficacité. Convoquer les participants, préparer et expédier l’ordre du jour, les dossiers et présentations, assister aux réunions, prendre les notes, dresser et distribuer les procès-verbaux (lorsque requis) et voir au suivi des dossiers avec les personnes concernées;

Utiliser les différentes technologies, l’intelligence artificielle et les plates-formes à sa disposition afin de faciliter la collaboration entre les intervenants et simplifier les manières de faire;

Rédiger des lettres, mémos, tableaux, courriels et présentations à partir de notes et de renseignements connus et/ou transmis, les mettre en forme à l’aide des logiciels appropriés en respectant les normes de la langue française et les normes de la SAQ;

Reproduire et produire des documents selon les normes en vigueur en assurant une mise en page et une présentation optimale dans le respect de la confidentialité;

Accueillir les visiteurs promptement et de façon appropriée à la situation;

Préparer les notes de frais, demandes d’achat, demandes de paiement, demandes de déboursés et tout autre formulaire requis, en appliquant les directives en vigueur et en recueillant et vérifiant la cohérence des données et apporter les corrections si nécessaire. Si requis, effectuer la facturation;

Participer annuellement à l’élaboration du budget, en faire le suivi périodiquement et justifier les écarts;

Participer à l’élaboration du plan d’affaires de la vice-présidence / division annuellement et s’assurer d’en faire son suivi lors des comités de gestion;

Coordonner le plan de gouvernance de l’exploitation des réseaux de vente en collaboration avec le directeur service client, opérations et performance;

Tenir à jour les dépenses reliées aux études de crédit, transmettre l’information aux intervenants appropriés et supporter les activités liées à l’accès à l’information;

Organiser les voyages d’affaires du vice-président. Élaborer les itinéraires, les horaires de vols, les réservations de transport et organiser l’hébergement ainsi que les réunions;

Faire des recherches dans le but de contribuer à des mandats de développement du service;

Faire circuler l’information pour les dossiers ou activités aux personnes concernées, de façon appropriée et selon les priorités et assurer le suivi lorsque requis;

Tenir à jour les dossiers du bureau du vice-président et en faire le classement numérique en assurant la confidentialité;

S’assurer de la conformité des documents soumis au vice-président pour approbation;

Organiser les événements spéciaux, les lancements et mi-années et en assurer la logistique;

Travailler en étroite collaboration avec les secrétaires des directeurs relevant du vice-président et les autres adjointes de haute-direction;

Effectuer toutes autres tâches sollicitées par le vice-président et fournir un soutien administratif dans toutes ses activités quotidiennes, prévues ou non.
 

Formation et expérience

Diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) en secrétariat ou formation équivalente;

Posséder un minimum de sept (7) années d’expérience à titre d’adjointe administrative auprès de la haute direction.

Compétences techniques

Excellente maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (incluant SharePoint);

Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;

Maîtrise des outils d’intelligence artificielle;

Anglais fonctionnel, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Compétences non techniques

Discrétion et confidentialité;

Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers en assurant une bonne gestion des priorités;

Capacité d’anticiper les besoins et à faire preuve de proactivité;

Sens politique développé;

Capacité à travailler sous pression et à s’adapter aux changements;

Bonne capacité d’influence;

Gestion de l’image corporative;

Autonomie, initiative et courtoisie;

Disponibilité;

Sens de l’organisation, de la planification et souci du détail;

Fort esprit d’équipe;

Excellente capacité de rédaction et de synthèse.

À la SAQ, nous reconnaissons la valeur de chaque personne en façonnant une culture d’entreprise accueillante et respectueuse qui valorise une diversité qui nous permet de voir toujours plus grand. 

Soucieuse de pouvoir compter sur une main-d’œuvre diversifiée et représentative de la société québécoise d’aujourd’hui, la SAQ souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi qui invite les femmes, les personnes autochtones, les personnes handicapées, les personnes appartenant aux groupes des minorités visibles et ethniques à poser leurs candidatures. De plus, nous croyons que chaque personne peut contribuer à renforcer notre culture et nous tenons à mentionner que la SAQ adopte une définition large et inclusive de la diversité qui va au-delà des lois applicables et qui inclut toutes les personnes quelles que soient leurs identités, leurs parcours ou leurs expériences.  

Afin d’offrir une expérience de candidature bienveillante et inclusive, nous vous invitons à nous mentionner dès la première prise de contact si un besoin d’accommodement est nécessaire lors du processus de recrutement.