Adjointe administrative haute direction (mandat temporaire)

ID de la demande : 862 
Service : 19000 - VP Aff. corporatives et sec. gén.
Statut : Temporaire (remplacement absence indéterminée)
Horaire de travail : 35,00 hrs/sem
Quart de travail : Jour
Nombre d'emplois disponibles : 1 

Sous la responsabilité de la vice-présidente affaires corporatives et secrétariat général, le/la titulaire agit à titre de collaborateur(trice) auprès de cette dernière et son comité de gestion, à ce titre, assure également le bon fonctionnement des activités administratives requises.

Principales responsabilités:

• Gérer l’agenda de la vice-présidente de manière proactive, en priorisant les demandes de rendez-vous, les rencontres et les suivis.
• Agir en tant que point de contact / intermédiaire pour tous les intervenants internes et externes. Recevoir, filtrer et répondre aux appels téléphoniques, courriels et courrier papier. Déterminer la nature de la demande et la traiter de façon appropriée en acheminant aux membres de l’équipe selon la pertinence, ou en prenant les messages.  Faire les recherches pour répondre aux demandes d’informations ou diriger le client vers la bonne source, en sollicitant le vice-président seulement lorsque nécessaire.
• Organiser différentes réunions, en assurant la coordination de celles-ci. Convoquer les participants, préparer et expédier l’ordre du jour, les dossiers et présentations, assister aux réunions, prendre les notes, dresser et distribuer les procès-verbaux (lorsque requis) et voir au suivi des dossiers avec les personnes concernées.
• Collaborer avec le directeur des affaires corporatives et du secrétariat général pour toutes les tâches entourant les réunions du conseil d’administration et ses comités, incluant la préparation et la révision de documents;
• Utiliser les différentes technologies et plates-formes à sa disposition afin de faciliter la collaboration entre les intervenants et simplifier les manières de faire.
• Rédiger des lettres, mémos, tableaux, courriels à partir de notes et de renseignements connus et/ ou transmis, les mettre en forme à l’aide des logiciels appropriés en respectant les normes de la langue française.
• Reproduire des documents selon les normes en vigueur en assurant une mise en page et une présentation optimale dans le respect de la confidentialité.
• Accueillir les visiteurs promptement et de façon appropriée à la situation.
• Préparer les notes de frais, demandes d’achat, demandes de paiement, demandes de déboursés et tout autre formulaire requis, en appliquant les directives en vigueur et en recueillant et vérifiant la cohérence des données et apporter les corrections si nécessaire. Si requis, effectuer la facturation.
• Participer annuellement à l’élaboration du budget, en faire le suivi périodiquement et justifier les écarts.
• Faire circuler l’information pour les dossiers ou activités aux personnes concernées, de façon appropriée et selon les priorités et assure le suivi lorsque requis.
• Tenir à jour les dossiers physiques et électroniques du bureau de la vice-présidente et en faire le classement en assurant la confidentialité. Effectuer l’épuration des documents à des fins de conservation ou de destruction.
• S’assurer de la conformité des documents soumis au vice-président pour approbation.
• Organiser les événements spéciaux et s’assurer de la logistique.
• Travailler en étroite collaboration avec les secrétaires des directeurs relevant du vice-président et les autres adjointes de haute-direction.
• Effectuer toutes autres tâches sollicitées par le vice-président et fournir un soutien administratif dans toutes ses activités quotidiennes, prévues ou non.

Formation et expérience :

• Diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) en secrétariat ou formation équivalente.
• Posséder au minimum 5 années d’expérience comme adjointe administration à la haute direction.

Compétences techniques :

• Excellente maîtrise du fonctionnement des logiciels de la suite Microsoft Office (incluant SharePoint)
• Posséder une excellente maîtrise de la langue française et parlée et écrite
• Anglais parlé et écrit fonctionnel

Compétences non techniques :

• Discrétation et confidentialité
• Savoir gérer les priorités et les attentes
• Capacité d’anticiper et de faire preuve de proactivité
• Avoir un sens politique
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers
• Capacité de travailler sous pression et de s’adapter aux changements
• Bonne capacité d’influence
• Gestion de l’image corporative
• Autonomie, initiative et courtoisie
• Disponibilité
• Sens de l’organisation, de la planification et souci du détail
• Capacité de rédaction et de synthèse

À la SAQ, l’inclusion est l’une de nos 4 valeurs organisationnelles. En reconnaissant la valeur de chaque personne, nous façonnons une culture d’entreprise accueillante et respectueuse qui valorise une diversité qui nous permet de voir toujours plus grand. 
Soucieuse de pouvoir compter sur une main d’œuvre diversifiée et représentative de la société québécoise d’aujourd’hui, la SAQ souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi qui invite les femmes, les personnes autochtones, les personnes handicapées, les personnes appartenant aux groupes des minorités visibles et ethniques à poser leurs candidatures. De plus, nous croyons que chaque personne peut contribuer à renforcer notre culture inclusive et nous tenons à mentionner que la SAQ adopte une définition large et inclusive de la diversité qui va au-delà des lois applicables et qui inclut toutes les personnes quelles que soient leurs identités, leurs parcours ou leurs expériences.  
Afin d’offrir une expérience de candidature bienveillante et inclusive, nous vous invitons à nous mentionner dès la première prise de contact si un besoin d’accommodement est nécessaire lors du processus de recrutement.